6 tips voor een makkelijk vertaalbare handleiding

Wanneer je ooit een product van IKEA in elkaar hebt gezet, dan weet je dat handleidingen een bron van ellende of juist een reddende engel kunnen zijn: het hangt allemaal af van de eenvoud en kwaliteit van de handleiding.

Bedrijven steken daarom veel tijd en energie in het maken van een handleiding die is gericht op de eindgebruiker van het product. Dit is noodzakelijk om hoge boetes en potentiële ongevallen te voorkomen ten gevolge van misleidende of dubbelzinnige instructies.

Terwijl bedrijven dus in het algemeen hun handleidingen zorgvuldig opstellen, is er één aspect dat soms vergeten wordt: de vertaling van de handleiding naar verschillende talen. Veel bedrijven staan hier niet vanaf het begin van het proces bij stil, waardoor het risico toeneemt op een mislukte vertaling. Maar daarbij ook de tijd die noodzakelijk is om de handleiding te vertalen en de kosten die hieraan verbonden zijn. Incorrecte meeteenheden, onduidelijke uitleg of een fout in de opmaak kunnen serieuze gevolgen hebben.  Daarom presenteren we hieronder 6 tips voor het optimaliseren van je bedrijfsinstructies.

1. Houdt rekening met de lengteverschillen van talen

Talen verschillen van elkaar in verschillende opzichten – waarvan de lengte van de tekst één is. Wanneer je een tekst in het Engels schrijft, is het belangrijk voor de schrijver om zich te realiseren dat de lengte van de tekst toeneemt bij een vertaling naar talen als Duits en Italiaans.  Om problemen met de opmaak te voorkomen die vaak uren herstelwerk kosten, is het daarom veel efficiënter om de tekst te schrijven met de vertaling in je achterhoofd.

De toename van de tekstlengte is niet alleen een probleem als het aankomt op het aantal pagina’s van de handleiding, maar ook voor de afbeeldingen die de beschrijvingen begeleiden. Een proeflezer die de gehele tekst grondig moet doornemen om de positie van de afbeeldingen te checken, zal uiteraard langer bezig zijn als de tekst in de hele handleiding verschuift.

2. Werk volgens internationale keurmerken

Elk land heeft zijn eigen regelgeving op het gebied van veiligheidsmaatregelen voor handleidingen. Internationale keurmerken als de ISO 3864-norm voor veiligheidssymbolen kunnen de vertaling van jouw handleiding naar andere talen vergemakkelijken. Door te werken volgens deze richtlijnen, scheelt het een hoop tijd om de vertaalde handleiding aan te passen aan de verschillende nationale vereisten.

Deze manier van werken draagt ook bij aan het verminderen van het risico op het krijgen van boetes in landen als de VS – waar het gemeengoed is voor bedrijven om hoge boetes te ontvangen, omdat individuen hun aanklagen op basis van een ‘failure to warn’ – een fout die meer verbonden is met de handleiding en de productbeschrijvingen dan met het product zelf.

3. Bedenk hoe je meeteenheden presenteert in andere talen

Of je originele meeteenheden nu in foot of meters zijn, wanneer je internationaal gaat uitbreiden, zal je er rekening mee moeten houden dat je doelgroep er andere meeteenheden op nahoudt dan jezelf. Door het maken van een terminologielijst waarin je specificeert of 5 foot precies 152,4 cm moet zijn of dat het volstaat om 152 cm te gebruiken, kun je je ervan verzekeren dat de vertaler precies weet hoe om te gaan met deze meeteenheden. Wat er uiteraard voor zorgt dat er tijd bespaard wordt.

4. Stel een terminologielijst op voor specifieke termen

Moeten je productnamen aangepast worden aan de lokale doelgroep of moeten ze juist internationaal hetzelfde blijven? Dit soort vragen komen altijd naar voren tijdens de vertaling. Maar als je precies weet wat je verwacht van de vertaling, is het voordelig voor beide partijen als je dit meteen vanaf het begin communiceert. Tijdens het maken van een handleiding is het daarom altijd een goed idee om de belangrijke termen en productnamen bij te houden die voor de vertaler mogelijk tot verwarring kunnen leiden. Deze eenvoudige taak – in combinatie met de nodige uitleg voor de vertalers – zal er voor zorgen dat er veel tijd wordt bespaard tijdens het vertaalproces.

5. Zorg voor een consistent gebruik van termen

Nu we de noodzaak van een glossary of terminologielijst hebben vastgesteld, is het ook belangrijk om het gebruik van deze termen in de tekst te behandelen. Gebruikershandleidingen moeten altijd consistent zijn. Ze worden niet geschreven om mooi te klinken, maar worden gemaakt om te zorgen dat de lezer de inhoud en het product begrijpt. Een consistent gebruik van termen zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat, zowel voor je eigen moedertaalsprekers als voor je internationale doelgroep. Het is noodzakelijk om dit te benadrukken, aangezien sommige Engelse uitdrukkingen hele verschillende betekenissen kunnen hebben in een andere taal. Dit kan natuurlijk een negatief effect hebben op de consistentie van de vertaling en doordoor ook op de kwaliteit van de handleiding.

6. Gebruik duidelijke en simpele taal

Dit advies klinkt misschien wat vanzelfsprekend, maar het is en blijft erg belangrijk. Wanneer je producten produceert voor een bepaalde branche, kan het verleidelijk zijn om aan te nemen dat de lezers van de handleiding een bepaalde mate van expertise bezitten, waardoor ze de specialistische termen kunnen begrijpen. Maar als je actief bent op de internationale markt is het onmogelijk om te weten wat de lezers van je handleiding precies allemaal weten. Daarom zou het een algemene regel moeten zijn om handleidingen te schrijven in een eenvoudige en simpele taal (met de juiste termen) die gemakkelijk kan worden overgenomen voor de verschillende doelgroepen over de hele wereld.

Het schrijven van een handleiding is een grote verantwoordelijkheid, zelfs al wanneer je schrijft voor een doelgroep binnen je eigen land. Het wordt veel moeilijker om een handleiding te maken die geschikt is voor meerdere culturen over de hele wereld. Maar als je je aan deze 6 tips houdt, ben je al een heel eind op weg!

Als we je interesse hebben gewekt, voel je dan vrij om te bekijken hoe we omgaan met het vertaalproces van jouw handleidingen of neem direct contact met ons op!