Japanische Geschäftsetikette: Eine Entmystifizierung

Japan. Das Land der Teezeremonien, Kalligrafie und Kirschblüten. Das Land der aufgehenden Sonne.

Dieses geheimnisvolle und fremde Bild ist das, woran viele Menschen zuerst denken, wenn sie gebeten werden, sich Japan vorzustellen. Während einige dieser Vorstellungen sicherlich der Realität entsprechen – mir wurde gesagt, dass das beste Sushi in der Tat das Authentische aus Japan ist – so ist das hier übertrieben dargestellte Bild doch repräsentabel für das Mysterium, welches die japanische Kultur für viele von uns darstellt.

Es gibt eine Seite von Japan, die häufig so lange vergessen wird, bis es tatsächlich notwendig wird, sich damit zu beschäftigen: Japan als starke Wirtschaftsmacht. Jeden Tag müssen Menschen aus Firmen in aller Welt sich darüber Gedanken machen, wie sie am besten mit einer Kultur umgehen, die ihnen völlig fremd ist.

Meine Kollegen und ich gehörten ebenfalls zu dieser Gruppe, als wir ein Firmenmeeting mit den Abgeordneten einem japanischen Unternehmen vereinbart haben, das auf dem dortigen Aktienmarkt vertreten ist.

Natürlich haben wir sogleich damit begonnen, uns so viel Wissen wie möglich über dieses Thema anzueignen. Es gab viel online Material zu der Business Etikette in Japan – aber kaum eine Website wagte sich an das Thema des Umgangs mit Japanern im eigenen Land. Deshalb möchte ich jetzt die Gelegenheit nutzen und unsere Erkenntnisse und Beobachtungen mit denjenigen zu teilen, die sich für das Thema interessieren.

Ein Fehler ist kein Weltuntergang

Lassen Sie mich mit einer Versicherung beginnen. Es ist ein weitverbreiteter Glaube, dass ein einziger Fauxpas die Geschäftsbeziehung zum abrupten Ende bringen kann. Meine Kollegen und ich sind sicherlich nicht die einzigen, denen das während der Vorbereitungsphase schmerzlich bewusst war. Deshalb ist es wichtig zu erwähnen, dass sich die meisten Japaner der Schwierigkeiten bewusst sind, auf die (in dieser Hinsicht) unerfahrene Geschäftspartner stoßen könnten. Daher ist mein erster Ratschlag, sich nicht zu sehr in der Angst vor möglichen Fehler zu verlieren.

Die japanischen Abgeordneten, mit denen wir uns getroffen haben, besaßen sogar eine so hohe interkulturelle Sensibilität, dass sie uns stets unauffällig geholfen haben, wenn sie eine Diskrepanz zwischen den Kulturen bemerkten.

Zwei wichtige kulturelle Besonderheiten

Ein erster Aspekt der japanischen Kultur, der während des Treffens berücksichtigt werden sollte, findet sich in der Tatsache, dass Geschäftsprozesse in der Regel introvertiert und formal ablaufen. Es ist jedoch üblich, dass diejenigen, die japanische Unternehmen besuchen, danach zu Getränken oder Karaoke eingeladen werden. Es ist also auch wenn die japanischen Vertreter westliche Länder besuchen möglich, dass das Treffen letztendlich zu einem eher informellen Gespräch führt.

Die „Kunst des Schweigens“ ist ein weiterer sehr wichtiger kultureller Aspekt, der von Japanern häufig verwendet wird, um Respekt und bedachtes Überlegen auszudrücken. Es ist deshalb ratsam, das Schweigen nicht negativ zu interpretieren.

Das sagt der Experte

Der niederländische Sozialpsychologe Geert Hofstede spricht von kulturellen Dimensionen, bei denen einige Unterschiede zwischen Japan und – zum Beispiel  – den Niederlanden oder Deutschland aufgezeigt werden.

Die Japaner erzielen hohe Werte in der Dimension der Unsicherheitsvermeidung, also dem Umgang einer Gesellschaft mit der Tatsache, dass niemand genau weiß, wie die Zukunft aussieht. Diese hohe Punktzahl macht sich in dem Streben nach Stabilität und Berechenbarkeit bemerkbar, das sich in verschiedenen Teilen der Kultur zeigt. Es erklärt auch ihr Interesse an der langfristigen Existenz ihrer Geschäftsbeziehungen.

Bei unserem Treffen mit den japanischen Vertretern erwähnten diese zum Beispiel frühere Konversationen und gingen sogar ihre E-Mails von vor mehr als fünf Jahren durch – dem Zeitpunkt, an welchem unsere Unternehmen zum ersten Mal miteinander in Kontakt traten. Dies zeigt eindeutig die langfristige Ausrichtung Japans sowie die Wichtigkeit einer dauerhaften Beziehung zu zuverlässigen Partnern.

Beweisen Sie Ihre Kompetenz

Die Frage, die sich jetzt stellen könnte, ist die folgende: Wie kann ich die Japaner davon überzeugen, dass sich mein Unternehmen als langfristiger Geschäftspartner eignet?

Die Antwort ist einfach und doch komplex; die effektivste Methode, um eine Geschäftsbeziehung mit japanischen Unternehmen einzugehen, ist es, ihnen Ihre Kompetenzen zu beweisen. Dies kann in Form einer schlüssigen Darstellung Ihres Unternehmens erfolgen, die wichtige Zahlen und Ziele enthält sowie einen logischen und überzeugenden Fokus darauf, wie eine Beziehung beiden Organisationen von Nutzen sein würde. Hierbei ist es extrem wichtig zu erwähnen, dass die Präsentation unter keinen Umständen von “überredender” Natur sein sollte.

Überzeugen ist effektiver als Überreden

Wegen der zuvor genannten Gründen sollten Sie aufgebauschte und stark stilisierte Präsentationen vermeiden, die kaum wichtige Informationen vermitteln und sich lediglich auf die Grandiosität des eigenen Unternehmens fokussieren. Japaner schätzen eine detaillierte Präsentation, die genau darlegt, wie Sie zu diesem Schluss gekommen sind. Belegen Sie Ihre Aussagen mit Fakten und anschaulichen Zahlen, und verwenden Sie eine sanfte Betonung und Ausdrucksweise, die auf den Gemeinsamkeiten Ihrer Firmen aufbaut.

Schriftliches vs. gesprochenes Englisch

Respektieren Sie die Tatsache, dass die japanische Bildung mehr auf schriftlichem als auf gesprochenem Englisch basiert. Sprechen Sie langsam und deutlich, und stellen Sie bei einer Präsentation sicher, dass alle wichtigen Informationen auf den Folien zu finden sind. Das hilft Ihren japanischen Partnern nicht nur, es zu verstehen, sondern es ist gleichzeitig auch die Art und Weise, wie sie es gewohnt sind.

Andere persönliche Erfahrungen

Der auffälligste Aspekt wurde bereits erwähnt, kann aber nicht genug betont werden: der Fokus der Japaner auf langfristige Beziehungen. Während des gesamten Meetings wurde sich auf die bestehende Beziehung bezogen, und es war dementsprechend von Vorteil, dass unsere Präsentation um diesen Schwerpunkt herum erstellt wurde. Es ist natürlich etwas anders, wenn der Kontakt zwischen Ihren Unternehmen noch nicht seit Langem existiert. Doch dann kann der Fokus einfach auf die zukünftige Beziehung verlagert werden, die Sie sich mit ihrem japanischen Partner wünschen. Um Ihre Fähigkeiten zu beweisen könnte eine gute Idee sein, bereits bestehende erfolgreiche und langzeitige Beziehungen zu erwähnen – aber auf die vorliegende Beziehung sollte natürlich mehr Gewicht gelegt werden.

Beobachten Sie Ihre Umgebung

Körpersprache ist Ihr bester Freund. Ich habe im vorherigen Text gesagt, dass die Japaner, mit denen wir uns getroffen haben, uns subtile Hinweise auf angemessenes Verhalten gegeben haben. An dieser Stelle möchte ich nun ein Beispiel nennen. Als wir ankamen wussten wir zwar, dass die Kultur hierarchisch ist und Alter Seniorität entspricht. Wenn Sie jedoch von mehreren Personen angesprochen werden, ist es leicht, den Fokus zu verlieren und einfach die nächststehende Person zu begrüßen. Ein junges Mitglied der japanischen Gruppe half uns, diesen Fehler zu vermeiden, indem es sich leicht zu der ältesten Person im Raum wandte und uns so zeigte, dass wir diesen Herren zuerst zu begrüßen haben.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, nach Ihrer Präsentation eine Fragerunde zu veranstalten, tun Sie es. Wenn Sie den Japanern die Präsentation oder die Handouts vor Ihrer Präsentation zur Verfügung gestellt haben, ist die Fragerunde deren Gelegenheit, um mehr Informationen zu bekommen. Wir haben festgestellt, dass das Gefühl hier viel informeller war als im ersten Teil unseres Treffens. Außerdem ist es eine großartige Gelegenheit, die Beziehung zu Ihren zukünftigen Geschäftspartnern aufzubauen (oder zu stärken).

Langfristige Beziehung

Die japanische Kultur ist schön und etwas mysteriös, keine Frage. Aber es gibt keinen Grund, Angst vor Geschäftstreffen zu haben, wenn man sich nach besten Kräften vorbereitet hat. Die Japaner schätzen die Bemühungen, da dadurch Respekt und das Streben nach gegenseitigen Verständnis gezeigt wird.

Wir haben uns mit einer Präsentation vorbereitet, die detaillierte Informationen über unser Unternehmen und unsere Geschäftsbeziehungen bot, sowie mit japanischen Visitenkarten und einem typisch niederländischen Geschenk. Wir blicken auf ein gutes Geschäftstreffen zurück, das unsere langfristige Beziehung stärken wird.

Wenn Sie mehr über die japanischen Geschäftsetiketten oder die Kultur erfahren möchten, kontaktieren Sie uns einfach.