Tien tips voor het vertalen van technische handleidingen

Het vertalen van technische handleidingen voor een internationaal publiek kan nogal een uitdaging zijn. Er is een hoop om rekening mee te houden. Net als de originele handleiding moet het aan de volgende eisen voldoen:  

• simpel
• bondig
• precies
• correct

Kort gezegd: de vertaling moet van hoge kwaliteit zijn. In dit artikel hebben we de tien beste tips voor het vertalen van technische handleidingen voor je verzameld. Deze tips zorgen voor een soepel vertaalproces en een kwalitatief eindresultaat.

Hulp nodig bij je technische vertaling? Wij helpen je graag, vraag hier vrijblijvend je offerte op.

Technische vertalingen

Waar je vóór het vertalen aan moet denken

Er zijn wat stappen die je kunt zetten om de vertaling van je technische handleiding zo soepel mogelijk te laten verlopen. De eerste twee tips zijn vooral handig als je in het beginstadium van het schrijven al weet dat je je technische handleiding gaat (laten) vertalen naar meerdere talen.

1. Denk om de lengte van de tekst

Iets waar  vaak geen rekening mee wordt gehouden tijdens het schrijven van een technische handleiding is de lengte van de tekst. Dit speelt later echter een grote rol. De lengte van een tekst kan nogal veranderen in verschillende talen: drie korte woordjes in het Nederlands kunnen bijvoorbeeld opeens een hele zin worden in het Duits –  of één heel lang woord, als je geluk hebt. Hierdoor kan de layout van je handleiding nogal veranderen, vooral als er ook afbeeldingen, diagrammen of illustraties in verwerkt zijn. Vermijd daarom zoveel mogelijk een te strakke layout en onnodige paginascheidingen als je een handleiding schrijft wanneer je weet dat deze later vertaald zal worden. Dit is vooral belangrijk met diagrammen of flowcharts in programma’s zoals Microsoft Visio.

2. Houd je aan ISO-normen

Dit lijkt misschien een beetje voor de hand liggend, maar het is erg nuttig om relevante ISO-normen in het achterhoofd te houden. Deze voorschriften zijn opgesteld door de International Organization for Standardization en ze zijn dan ook essentieel voor veel bedrijfstakken. Als je je houdt aan de internationaal erkende normen zoals ISO 21600 voor Technische Productdocumentatie (in het geval van een digitale handleiding), weten de vertalers welke opmaakregels gevolgd zijn. Zo weten zij dat aan alle wettelijk vereiste informatie van het land van de doeltaal wordt voldaan. Als je dit soort ISO-normen volgt, hebben de vertalers minder tijd nodig om de tekst aan het land van de doeltaal aan te passen, dus uiteindelijk scheelt dat jou geld.

3. Stel een woordenlijst samen

Voordat je je technische handleiding laat vertalen, kun je het best een woordenlijst samenstellen. Hierdoor heb je meer controle over de uiteindelijke vertaling. Hierin kun je informatie vastleggen zoals of je de merknaam of andere termen gerelateerd aan het product wilt laten vertalen. Ook technische informatie zoals welke maateenheden je wilt gebruiken kun je hierin vastleggen. Moeten deze bijvoorbeeld geconverteerd worden? En mogen ze vervolgens afgerond worden? Je vermijdt verwarring door dit in een woordenlijst te zetten. Verder kun je bijvoorbeeld de uitleg van bepaalde afkortingen aan deze lijst toevoegen. En misschien heb je al wat suggesties voor de vertaling van bepaalde veelvoorkomende woorden? Het is ook ontzettend handig om zo’n lijst paraat te hebben voor toekomstige vertaalprojecten!

Zó kies je het juiste vertaalbureau

Vertalingen uitbesteden

Nu je technische handleiding klaar is om vertaald te worden en je een woordenlijst hebt samengesteld, is het tijd om een vertaalbureau te kiezen.

4. Werk met een gecertificeerd vertaalbureau

Onze eerste tip is om samen te werken met een gecertificeerd vertaalbureau in plaats van een freelance vertaler. Het vertalen van technische handleidingen vergt immers de nodige expertise. Alles moet perfect zijn, anders kunnen er veiligheidsproblemen ontstaan die zelfs zouden kunnen leiden tot rechtszaken. Bij een vertaalbureau kun je controleren of deze over de juiste ISO certificaten beschikt. Let hierbij vooral op ISO 9001 voor Kwaliteitsmanagement en ISO 17100 voor Vertaalservicemanagement. Omdat het bij de vertaling van technische handleidingen meer gaat om de nauwkeurigheid in plaats van creativiteit is ISO 18587 voor Nabewerking van Machinevertalingen ook aan te raden. Beschikt een vertaalbureau over deze drie ISO certificaten, dan is het een goede kandidaat voor jouw vertaling. Uiteraard werkt Nimus volgens deze drie ISO-normen.

5. Kies een vertaalbureau met ruime ervaring

Hoewel ISO certificaten heel belangrijk zijn, zegt de ervaring van een vertaalbureau ook veel over hoe geschikt ze zijn om je technische handleiding te vertalen. En dan bedoelen we ervaring in zowel jouw sector (elektronica, engineering, medische technologie, etc.) als ervaring met het vertalen van technische handleidingen. Een marketingvertaler kent misschien de terminologie maar niet de specifieke regels voor een officiële handleiding. Tegelijkertijd kan een technische vertaler die niet thuis is in jouw sector de verkeerde terminologie kiezen. Behalve simpelweg ervaring, moet je ideale vertaler over het volgende beschikken:

• Kennis van huidige sectorspecifieke terminologie
• Ervaring met het juiste jargon van handleidingen
• Oog voor detail
• Vermogen om een vertaling duidelijk, bondig, precies en correct te houden

6. Gebruik CAT-tools

Computer Assisted Translation (CAT) tools zijn kostbare vertaalsoftware waar een vertaalbureau tegenwoordig niet meer zonder kan. Deze tools bieden een hoop functies die vertalers helpen aan hoge kwaliteitseisen te voldoen. Ze zorgen bijvoorbeeld voor kortere doorlooptijden en betere consistentie. Mocht je nog niet bekend zijn met CAT-tools, check dan onze cheatsheet voor de vertaalbranche!

7. Kies nooit voor alleen een vertaling

Als je werkt met een vertaalbureau, sta je soms voor de de keuze tussen een Translation only en een TEP service (Translation, Editing and Proofreading). Wanneer het aankomt op technische handleidingen moet je nooit voor Translation only kiezen. Als dit je wordt aangeboden door een vertaalbureau is dat een heuse red flag. Kwaliteit en precisie staan op nummer 1 bij technische handleidingen, zonder proeflezer is er geen mogelijkheid om dit te kunnen garanderen. Kies daarom altijd voor een TEP service zodat een tweede professionele vertaler de vertaling nog eens nakijkt.

8. Vraag naar DTP diensten

We hebben eerder de layout van je technische handleiding al even benoemd, maar wat als je handleiding al geschreven is? Ook geen probleem. Zorg er dan wel voor dat het vertaalbureau dat je selecteert ook een DTP (Desktop Publishing) dienst biedt. Zij zullen er dan naast het vertalen voor zorgen dat de layout uiteindelijk weer rijmt met het originele document.

Denk aan de toekomst

De vertaling van je technische handleiding is geregeld, daarom zou je nu achterover kunnen leunen en afwachten tot deze geleverd wordt. Maar je kunt ook aan de toekomst denken! Zoals je inmiddels hebt gemerkt, loont het om je vertaling te plannen. Hier volgen twee tips voor een langdurige samenwerking met een vertaalbureau.

9. Bepaal of het vertaalbureau toegang heeft tot een wereldwijd netwerk

Als je slechts de markt in één ander land wilt veroveren, kun je een single language vendor (SLV) selecteren, dit is een bureau dat slechts naar één taal vertaalt. Als je de optie wilt openhouden ook andere markten te betreden, kun je beter voor vertaalbureau gaan dat over een wereldwijd netwerk aan linguïsten beschikt. Zo hoef je later niet nog eens opnieuw op zoek te gaan naar een vertaalbureau. Is je Nederlandse gebruiksaanwijzing al vertaald naar het Engels maar wil je nu ook de Chinese markt betreden? Geen probleem! Een vertaalbureau met een wereldwijd netwerk heeft je hier zo bij geholpen.

En als je eenmaal je Chinese handleiding hebt, komen er vast weer andere zaken die je je kunt afvragen. Moet je marketingmateriaal ook vertaald worden? En hoe zit dat met contracten en zakelijke communicatie? Een vertaalbureau dat ook andere contentspecialisaties biedt kan je gemakkelijk helpen met je toekomstplannen. Het is fantastisch als je al je vertalingen bij hetzelfde bureau kunt uitbesteden.

10. Kies met zorg één enkel vertaalbureau

Als je al je vertalingen door hetzelfde bedrijf laat doen, scheelt dat een hoop communicatie. Het bureau leert jou als klant goed kennen. Zij begrijpen je behoeftes, je stijl en je terminologie. Ze zullen bovendien hard werken om de relatie te onderhouden en zorgen ervoor dat al hun vertalers over de hele wereld weten wat er van ze verwacht wordt. Dit scheelt je een hoop stress!

Daarnaast profiteer je van vertaalgeheugens. Voor specifieke klanten slaan vertaalgeheugens  alle vertalingen op en geven suggesties als dezelfde woorden in latere vertalingen weer voorkomen. Hoe meer je met een vertaalbureau werkt, hoe meer geld je bespaart! Tekst die namelijk al eens vertaald is, wordt niet nogmaals gefactureerd. Nimus translations werkt bijvoorbeeld met een translation grid die een prijs genereert op basis van overeenkomsten tussen de nieuwe tekst en vorige vertalingen voor dezelfde klant.

Deze tien tips waren misschien nogal overweldigend tijdens je zoektocht naar het perfecte vertaalbureau voor je technische handleiding. Maar vrees niet, je hoeft niet verder te zoeken! We zijn er trots op dat Nimus translations aan alle bovengenoemde vereisten voor een geschikt vertaalbureau voldoet, dus we helpen je hier graag mee verder. Neem contact met ons op of vraag een vrijblijvende offerte aan!

Bij welke talen kunnen jullie van dienst zijn?

Wereldtalen
Vertalen van Arabisch
Vertalen van Chinees
Vertalen van Engels
Vertalen van Frans
Vertalen van Spaans
Vertalen van Portugees

Vertalen van Europese talen
Vertalen van Duits
Vertalen van Italiaans
Vertalen van Pools
Vertalen van Turks

Vertalen van Scandinavische talen
Vertalen van Deens
Vertalen van Fins
Vertalen van Noors
Vertalen van Zweeds

Vertalen van Aziatische talen
Vertalen van Japans
Vertalen van Koreaans