Zakelijke etiquette in India. Hoe je te onderscheiden in zo’n divers land

Het landenprofiel van India is vrij indrukwekkend. Met ongeveer 1,37 miljard inwoners is India het op één na dichtstbevolkte land en de grootste democratie ter wereld. Op basis van deze indrukwekkende cijfers is het geen verrassing dat de cultuur binnen de grenzen van India verre van homogeen is – ondanks het uitgesproken stemgedrag van de bevolking tijdens de recente verkiezingen in het voorjaar van 2019.

De diversiteit van het land zorgt ervoor dat veel zakelijke professionals en toeristen dezelfde vraag stellen: hoe weet ik wat ik moet doen en hoe moet ik me gedragen in India?

In dit artikel geven we je hiervoor een paar richtlijnen.

 

De Indiase zakencultuur

Nooit generaliseren

Het belangrijkste om je te realiseren is dat er niet zoiets als een “Indiase cultuur” bestaat. Hoewel dit artikel bedoeld is om je te helpen in de voorbereidingsfase, is het onmogelijk om strikte richtlijnen te geven die altijd van toepassing zijn.  Als je echt goed voorbereid wilt zijn, raden we je aan om voor je reis naar India onderzoek te doen naar regionale en organisatorische waarden, normen en tradities.

Voorbeelden van aspecten die per regio kunnen verschillen zijn: vakanties, kantooruren en de taal.

 

Do’s en don’ts

Ondanks ons eerdere advies om generaliseringen te vermijden, zouden we toch graag een paar regels willen noemen die we elke bezoeker van India aanbevelen om zich aan te houden.

  1. Besteed bijzonder aandacht aan de ouderen en mensen met een hoge positie in een organisatie.
  2. Je kunt culturele en historische onderwerpen bespreken (veel Indiërs zijn nogal tolerant en trots op hun cultuur). Vermijd echter kritiek op hun cultuur en tradities.
  3. Het is raadzaam om niet te discussiëren over de onderwerpen politiek, religie, het kastensysteem, Kasjmir, Pakistan en cricket (tenzij je een sportliefhebber bent en zeer vertrouwd bent met het spel).
  4. Eet of geef geen voorwerpen door met je linkerhand. Het doorgeven van voorwerpen met beide handen is acceptabel, maar je moet alleen met je rechterhand eten, omdat de linker als onrein wordt beschouwd.
  5. Raak geen mensen aan – dit kan worden gezien als ongepast. Het hoofd wordt beschouwd als de zetel van de ziel en is daarom strikt taboe.
  6. Stap niet over dingen heen of raak ze niet aan met je voeten – loop er altijd omheen. Er zijn uitzonderingen op deze regel, maar je kunt het beter simpelweg vermijden.

 

De taal

Het is belangrijk  om je te bedenken dat Engels een van de officiële talen van India is. Dit betekent dat je geen visitekaartjes of presentaties hoeft te vertalen – wat toch al een beetje moeilijk was geweest, gezien het grote aantal talen dat in het land gesproken wordt. Er zijn 22 officiële talen en ongeveer 100 andere belangrijke talen. Besef dat dit alleen de belangrijkste talen zijn! De ongelooflijk rijke cultuur van India en de enorme omvang van het land zouden de voorbereiding voor een zakelijke bijeenkomst in India nogal vervelend kunnen maken. Zij het niet dat de meeste Indiërs die actief zijn in het internationale bedrijfsleven vloeiend Engels spreken.

 

Twee soorten bedrijven

Is het bedrijf waarvan je de vertegenwoordigers gaat ontmoeten gericht op een moderne of meer traditionele industrie? Het antwoord op deze vraag heeft een grote invloed op wat je kunt verwachten van de bijeenkomst. De kans dat een familiebedrijf of bedrijf in de bankensector zich aan de traditionele normen houdt is groter dan bij een opkomende technologieleverancier. Bedrijven met een focus op moderne aspecten van de wereld doen hun zaken vaak op de ‘westerse manier’. Dit betekent bijvoorbeeld dat ze vaak gebruik maken van een voorzitter en een zakelijke agenda opstellen bij vergaderingen.

Nederlanders zouden, ironisch genoeg, zakelijke bijeenkomsten met meer traditionele bedrijven minder formeel vinden. Zo’n vergadering kan meerdere malen worden onderbroken en het is volkomen normaal dat de manager twee afzonderlijke onderwerpen tegelijk behandelt. Ik raad je  dan ook aan om te proberen te voorkomen dat je je door deze onderbrekingen geïrriteerd voelt en deze gewoon te accepteren als onderdeel van de cultuur.

 

De organisatiestructuur

Indiase bedrijven zijn over het algemeen hiërarchisch gestructureerd en het micromanagement van ondergeschikten door middel van directe orders is een belangrijk onderdeel van het werk van een manager. Verwacht niet dat individuen initiatief nemen – hoewel dit niet geheel ongehoord is, zijn dit soort dingen zeker minder gebruikelijk dan in de meeste EU-landen.

Evenmin kan je van een manager verwachten dat hij of zij acties onderneemt die door een persoon van een lagere rang kunnen worden ondernomen. De hiërarchische taakverdeling maakt de verantwoordelijkheden binnen de onderneming duidelijk.

 

Praktische adviezen voor een bijeenkomst

De dresscode

Nu je een paar dingen weet over de Indiase zakencultuur in het algemeen, kun je beginnen met het inpakken van je koffer – maar wat neem je mee?

Ongeacht je geslacht is het belangrijk om te zorgen voor nette kleding en om vlekken of vouwen in die kleding te voorkomen. We raden ook aan om warme kleding en een paraplu mee te nemen. Vrouwen moeten bedekte kleding dragen, zoals een broekpak met een hoog uitgesneden blouse of een lange rok. Lichtgewicht pakken komen vaak voor bij mannen, maar je kunt deze vervangen door meer comfortabele kleding, zoals een shirt en een broek. Maar draag geen jeans of denimkleding.

 

De begroeting

De eerste begroeting en introductie gaat in volgorde van de positie van de persoon binnen het bedrijf. De meest senior medewerker leidt meestal de stoet die de kamer binnenkomt, wat het makkelijker maakt om te bepalen wie je als eerste moet begroeten. Gebruik formele titels en schudt die persoon (en die van alle anderen) de hand; groet niet de groep als geheel.

Geef en ontvang visitekaartjes met beide handen. Bestudeer ze zorgvuldig en met respect alvorens ze in je borstzak of op de tafel voor je te leggen. Stop ze nooit in je achterzak.

 

De zakelijke bijeenkomst

Wees tijdig of zelfs vroeg – maar verwacht niet dat de Indiase afvaardiging zich aan deze regel houdt.

Vergaderingen eindigen vaak later dan gepland. Houdt hier rekening mee bij het inplannen van je dag. Maar om te voorkomen dat je tijdens de vergadering te ver off topic raakt, kun je een agenda opstellen en deze een paar dagen voor de vergadering naar je zakenpartner sturen. Op deze manier kun je weer terug naar de agenda wanneer dat nodig is.

Gebruik technologie om je beweringen te ondersteunen en vermeld alle noodzakelijke details voordat je begint met discussies over de prijs.

Vergaderingen zijn erop gericht om tot een belangrijke uitkomst te komen. De eerste bijeenkomst is waarschijnlijk meer gericht op jou en je bedrijf dan op een bepaald product of dienst. Om te bepalen of je een geschikte partner bent voor hun bedrijf, kunnen zij om veel (persoonlijke) informatie vragen. Probeer je hierdoor niet te laten irriteren.

 

Lichaamstaal en spreektaal

Veel Indiërs houden er niet van om ‘nee’ te zeggen. Je Indiase zakenpartner kan daarom dubbelzinnige bewoordingen gebruiken, zoals ‘we zullen zien’, terwijl ze eigenlijk ‘nee’ bedoelen. Ook kan het voorkomen dat ze zeggen wat zij denken dat je wilt horen. Het is natuurlijk belangrijk om dit te herkennen, maar er bij hen op aandringen om duidelijker te zijn, is waarschijnlijk contraproductief. In plaats daarvan zou je de vraag zo kunnen herformuleren dat je meer details uit het antwoord kunt halen. Of je zou goed kunnen letten op de lichaamstaal van de persoon om er achter te komen of hij of zij alleen maar beleefd of echt serieus is.

Non-verbale communicatie zal hoe dan ook belangrijk zijn. Sommige Indiërs hebben een vrij scherp oog als het gaat om je lichaamstaal. Wees je bewust van wat je lichaam uitstraalt. Wijs niet op iemand – noch met je handen, noch met je voeten (tenen en zolen). Het beste is om je voeten zoveel mogelijk plat op de grond te houden.

Vermijd ook het over elkaar slaan van je armen, opstaan, je handen op je heupen leggen en sommige handgebaren zoals zwaaien.

 

Follow-up en meer informatie

Na de vergadering (binnen 24 uur) dien je een korte samenvatting te sturen begeleid met een voorstel voor een volgende afspraak.

In India is alles aan verandering onderhevig – zelfs contracten. Ze worden meer gezien als een overeenkomst van de bereidheid om zaken te doen dan een specifieke opsomming van regels voor toekomstige samenwerking. Probeer zo flexibel te zijn als je Indiase partners, omdat een verzoek om een meer gedetailleerd of nauwkeurig document kan worden gezien als een gebrek aan vertrouwen. Dit zou een negatieve invloed kunnen hebben op de zakelijke relatie.

Bereid je een zakenreis naar India voor? Of wil je meer weten over de Indiase talen en cultuur? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.

Contact opnemen

 

Wil je meer informatie over onze dienstverlening? Neem dan gerust contact op met Jelmer! Stuur een mail naar sales@nimus.nl of bel 050-5844030.

Je kunt ook je telefoonnummer achterlaten.  Dan belt Jelmer of een andere hero je zo snel mogelijk terug!