Zakelijke Japanse etiquette: een duidelijke uitleg

Japan. Het land van theeceremonies, kalligrafie en kersenbloesems. Het land van de rijzende zon.

Dit mystieke en exotische beeld is wat bij veel mensen opkomt als je ze vraagt om zich een voorstelling te maken van Japan. Hoewel het een kern van waarheid heeft – er is mij verteld dat de lekkerste Sushi inderdaad de authentieke Japanse is – wijst het overdreven beeld dat hier wordt geschilderd, op de mystificatie van een hele cultuur.

Er is een kant van Japan die vaak wordt vergeten: Japan als sterke economische macht. Het bedrijfsleven in Japan staat op een hoogtepunt. Dit betekent dat er elke dag mensen uit andere landen moeten nadenken over hoe ze het beste kunnen omgaan met een cultuur waarmee ze totaal onbekend zijn.

Mijn collega’s en ik waren hier perfecte voorbeelden van. Dus toen we onze eerste ontmoeting hadden met Japanse vertegenwoordigers van een bedrijf dat op de Japanse beurs staat genoteerd, hebben we natuurlijk al onze energie erin gestoken om zoveel mogelijk kennis te vergaren. Er zijn online veel artikelen te vinden over zakendoen in Japan. Toch wordt hierin nauwelijks aandacht geschonken over vergaderen met Japanse mensen in je eigen land. Ik wil van deze gelegenheid gebruik maken om onze bevindingen en observaties te delen met mensen die geïnteresseerd zijn in dit onderwerp.

Iedereen maakt fouten

Laat ik om te beginnen iedereen geruststellen. Het wordt algemeen aangenomen dat één vergissing de zakelijke relatie met Japanse zakenlieden kan maken of breken. Daarom is het belangrijk om te vermelden dat de meeste Japanners zich bewust zijn van de problemen die onervaren zakenpartners kunnen hebben met hun cultuur. Mijn eerste advies is dus om je niet te veel zorgen te maken over een mogelijke fout.

De Japanse vertegenwoordigers die we hebben ontmoet, bezaten zo’n hoge mate van interculturele gevoeligheid dat ze hun best deden om ons onopvallend te helpen wanneer ze zagen dat onze culturen dreigden te botsen.

Over de zakelijke cultuur

Als we kijken naar de algemene aspecten van de Japanse cultuur die tijdens de bijeenkomst aan de orde zijn gekomen, dan is het eerste wat in ons opkomt het feit dat bedrijfsprocessen meestal op een introverte en formele manier worden uitgevoerd. Het is echter gebruikelijk dat mensen die Japanse bedrijven bezoeken, na afloop worden uitgenodigd voor een drankje of karaoke. Het is dus mogelijk dat de formele bijeenkomst resulteert in een meer informele conversatie, zelfs wanneer de Japanse vertegenwoordigers een westers land bezoeken.

Een ander belangrijk cultureel aspect is de Japanse waardering voor de stilte. Dit wordt vaak gebruikt om respect en aandacht te tonen en het is daarom ook raadzaam om de stilte niet negatief te interpreteren.

De opvatting van een deskundige

Volgens de cultuurpsycholoog Geert Hofstede scoort het Japanse volk hoog op de dimensie van Onzekerheidsvermijding. Dit is de manier waarop een samenleving omgaat met het feit dat de toekomst nooit echt gekend kan worden. Deze hoge score komt bijvoorbeeld tot uitdrukking in de voorliefde van mensen voor stabiliteit en voorspelbaarheid, die in verschillende onderdelen van de cultuur te zien zijn. Het verklaart ook hun interesse in de duurzaamheid   van bedrijven en een voorkeur voor duurzame zakelijke relaties.

Tijdens onze ontmoeting met de Japanse vertegenwoordigers benoemden ze bijvoorbeeld eerdere contactmomenten en bladerden ze zelfs door hun e-mails van meer dan vijf jaar geleden, toen onze bedrijven voor het eerst met elkaar in contact kwamen. Dit toont aan dat de Japanners zich richten op de lange termijn en dat is de reden waarom duurzame relaties en betrouwbare partners zo belangrijk zijn.

Toon je competentie

De vraag die zich nu zou kunnen voordoen, is de volgende: hoe toon ik de geschiktheid van mijn bedrijf als zakenpartner voor de lange termijn aan?

Het antwoord is zowel eenvoudig als complex; de meest effectieve methode om een zakelijke relatie met Japanse bedrijven aan te gaan, is door je competenties aan te tonen. Dit kan in de vorm van een sluitende presentatie van je bedrijf, met belangrijke cijfers en doelstellingen en een consequente (maar niet al te agressieve!) focus op hoe een relatie beide organisaties ten goede zou kunnen komen.

Overtuigen, niet overdrijven

Om de hiervoor genoemde redenen is het raadzaam om overdreven en sterk gestileerde presentaties te vermijden. Japanse mensen waarderen een gedetailleerde presentatie, waarin precies wordt uiteengezet hoe je tot een bepaalde conclusie bent gekomen. Ondersteun je beweringen dan ook met feiten en illustratieve cijfers en gebruik een zachte manier van spreken.

Geschreven vs. gesproken Engels

Respecteer het feit dat het Japanse onderwijs meer gericht is op geschreven dan op gesproken Engels. Praat langzaam en duidelijk en zorg ervoor, wanneer je een presentatie houdt, dat alle belangrijke informatie in de dia’s te vinden is. Ten eerste helpt dit je Japanse publiek om het te begrijpen Daarbij is het is ook de gebruikelijke manier van presenteren in Japan: als er iets niet op de dia’s staat, wordt het waarschijnlijk als onbelangrijk beschouwd.

Overweeg ook om hen de presentatie voorafgaand aan de vergadering te sturen en/of na afloop een samenvatting te geven. Naast een tastbare versie van de informatie die ze nodig hebben, biedt dit hen ook de gelegenheid om zich voor te bereiden op de vergadering en vragen over de inhoud voor te bereiden. Zonder deze voorbereiding zou het gesprek relatief eenzijdig kunnen zijn, omdat Japanners niet graag opvallen in groepen en ze het ook niet leuk vinden om fouten te maken of als onwetend te worden gezien.

Andere persoonlijke ervaringen

Het aspect dat het meest in het oog sprong, is al genoemd, maar het kan niet genoeg worden benadrukt: Japanse mensen richten zich op langdurige relaties. Er werd gedurende de hele vergadering verwezen naar onze langdurige relatie en het was goed dat onze presentatie rond die focus was opgezet. Het is natuurlijk een beetje anders als je al lang geen contact meer hebt gehad met het bedrijf, maar dan kan de focus eenvoudigweg worden verlegd naar de toekomstige relatie die je met het bedrijf wilt hebben. Het zou een goed idee kunnen zijn om je bestaande succesvolle en duurzame relaties te vermelden om te laten zien dat je op dit gebied over de nodige capaciteiten beschikt. Maar leg bovenal de nadruk op de relatie waar het om gaat.

Let op je omgeving

Lichaamstaal is je beste vriend. Ik heb al eerder gezegd dat de Japanners die we hebben ontmoet, ons subtiele tips gaven over gepast gedrag. Ter illustratie van dit punt geef ik een leuk voorbeeld. Voordat we aan de vergadering deelnamen, wisten we dat de Japanse cultuur hiërarchisch is en dat leeftijd gelijk staat aan anciënniteit. Wanneer je echter door meerdere mensen benaderd wordt, is het gemakkelijk om je aandacht te verliezen en gewoonweg de dichtstbijzijnde persoon te begroeten. Een jong lid van de Japanse groep hielp ons deze fout te voorkomen door zich een beetje te draaien in de richting van de persoon in de zaal met de hoogste anciënniteit. Dit was de eerste persoon die moest worden begroet.

Als je de mogelijkheid hebt om na je presentatie een vraaggesprek te voeren, doe dit dan. Als je hen voorafgaand aan de presentatie een hand-out van de presentatie of ander gedrukt materiaal geeft, is de vraag- en antwoordsessie de gelegenheid wanneer zij waarschijnlijk vragen zullen stellen. We hebben gemerkt dat het gesprek hier veel informeler was dan tijdens het eerste deel van de bijeenkomst en dit is dus een geweldige kans om de relatie met je toekomstige zakenpartners op te bouwen (of te versterken).

Langdurige relatie

De Japanse cultuur is mooi en een beetje mysterieus, dat staat buiten kijf. Maar er is geen reden om bang te zijn voor zakelijke bijeenkomsten wanneer je je naar je beste vermogen hebt voorbereid. De Japanners waarderen je inspanning, omdat het respect en je bereidheid tot wederzijds begrip aantoont.

We hadden ons voorbereid met een presentatie die diepgaande informatie bood over ons bedrijf en onze zakelijke relatie. Ook hadden we Japanse visitekaartjes laten drukken en een typisch Nederlands geschenk meegenomen. We kijken terug op een goede zakelijke bijeenkomst, die de langetermijnrelatie van onze bedrijven zal versterken.

Als je meer wilt weten over de Japanse zakelijke etiquette of hun cultuur, neem dan gerust contact met ons op!