Zaken doen in Zweden – Een introductie voor je volgende zakenreis

Zaken doen in Zweden – Tips voor je volgende zakenreis


Wat komt er in je op als je denkt over zaken doen in een andere cultuur? Grote kans dat je een ver weg land voor je ziet, waar alles extreem anders is. Dit is niet gek. De meeste mensen denken niet aan de buurlanden wanneer ze nadenken over de culturele overwegingen van internationaal zaken doen. Ook denken mensen niet over de verschillende landen binnen de EU. Dat is toch allemaal hetzelfde? Maar het feit dat Europese landen tot dezelfde unie behoren betekent niet dat deze landen niet een unieke manier van zaken doen hebben. Elk land heeft hun eigen individuele tradities, gebruiken en perspectieven. Je hoeft niet ver te reizen binnen Europa om een compleet andere cultuur tegen te komen. Daarom blijven we voor deze blog wat dichterbij huis. We reizen af naar het prachtige Scandinavische land Zweden!

 

KledingvoorschriftenClothing choice Swedish business etiquette

De juiste outfit is vaak al de eerste uitdaging. Wanneer je je connecties voor het eerste face-to-face tegenkomt denk je al snel “Wat ga ik aandoen?”. In Zweden is de zakelijke stijl “eenvoudig en elegant”. Houd hier rekening mee bij de keuze van je outfit. Kies voor monochrome kledingstukken, bij voorkeur in subtiele kleuren zoals grijs, zwart en wit. Zweedse zakenmensen dragen deze kleuren vaak, dus je zal er goed bijpassen. Tijdens een vergadering is traditionele, zakelijke kleding de norm. Buiten deze vergaderingen kan je outfit echter iets meer casual zijn. Vermijd gewoon je favoriete roze overhemd met panterprint en je bent klaar om te gaan!

 

Afstandelijk?

Persoonlijke ruimte, zowel in fysieke als sociale zin, is voor veel Zweden zeer waardevol. Zweden geven er over het algemeen de voorkeur aan dat anderen afstand houden. Probeer ongeveer een armlengte tussen jullie te houden. Dit zorgt ervoor dat je gesprekspartner zich op zijn gemak voelt. We raden ook aan om af te zien van fysieke interacties, zoals het geven van een schouderklopje of, God verhoede het, een knuffel. Een handdruk is echter wel gepast voor en na de vergadering. Hou er rekening mee wat de regels met betrekking tot COVID-19 in Zweden zijn als je op reis gaat.

Het concept van persoonlijke ruimte strekt zich ook uit tot het huis. Zweden houden graag hun privéleven privé.  Wanneer er een klein gesprekje wordt gevoerd (als het wordt gevoerd – Zweedse mensen zijn niet gedeeltelijk aan toevallige praatjes), moet het gesprek niet over hun persoonlijke leven gaan. Vermijd onderwerpen als familie, levensstijl en persoonlijke overtuigingen. Probeer je te concentreren op meer algemene onderwerpen die je gesprekspartner niet kunnen beledigen. Probeer ook je eigen emoties niet te sterk te uiten. Hoewel sommigen deze houding misschien als koud interpreteren, houden de Zweden gewoon een strikte scheiding tussen zaken en plezier. De beste houding om het zakelijke proces soepel te laten verlopen is om professioneel, objectief en rustig over te komen.

 

De meeting

Voor en na de meeting zijn er een paar dingen waar je over moet nadenken:

1. Plan de vergadering ruim van tevoren.

Streef ernaar om een zakelijke bijeenkomst ten minste twee weken van tevoren te plannen. Vermijd maanden als juli, wanneer de meeste mensen op vakantie zijn. Voorkeursbijeenkomsten zijn tussen 09:00 en 10:00 uur, of tussen 14:00 en 16:00 uur. Ontbijtvergaderingen en vergaderingen na 16:00 uur worden meestal niet op prijs gesteld, omdat deze tijd is gereserveerd voor de familie.

 

2. Wees stipt.

Net als de stereotiepe Duitser hecht de Zweed waarde aan stiptheid. Dit geldt voor de vergadering zelf, maar ook voor de voorbereidingen voorafgaand aan de vergaderingen. Houd je aan de afspraken die gemaakt zijn.

3. Bereid je goed voor.

Hoewel Zweedse zakenmensen over het algemeen heel goed Engels spreken in een gesprek, is het belangrijk dat je hen ook voorziet van schriftelijke documenten. Zo kunnen je zakenpartners na afloop van de vergadering alles nog eens analyseren en vooral op de details letten. Om er zeker van te zijn dat alles in orde is en gemakkelijk te begrijpen, moet je er altijd naar streven om je beweringen in het document te onderbouwen met bewijzen en statistieken.

 

4. Wees duidelijk en nauwkeurig – maar niet confronterend.

Veel mensen in Zweden zijn nogal terughoudend. Daarom houden ze niet van agressieve confrontaties. Als een discussie toch gespannen wordt, neem dan even de tijd om het idee of de mening die geopperd wordt te respecteren en na te denken. Als je het er niet mee eens bent, mag je het natuurlijk wel zeggen. Maar gebruik een zachte aanpak. Leg je perspectief op een rustige en passende manier uit om de relatie met je gesprekspartner niet te schaden.

 

De Zweedse hiërarchie

In de Zweedse bedrijfshiërarchie is gelijkheid een sleutelbegrip. Ieders mening wordt gerespecteerd en als gelijkwaardig beschouwd. Het belangrijkste doel is om altijd een consensus te bereiken. Dit, in combinatie met het feit dat vergaderingen vaak geen vaste voorzitter hebben, betekent dat het vaak langer duurt om tot een beslissing te komen. Wees daarom niet ongeduldig. Geef je zakenpartners de tijd geven die ze nodig hebben – en laat zien dat je bereid bent om tot een compromis te komen.

Dit waren de belangrijkste aspecten van de Zweedse etiquette waar je tijdens je zakenreis rekening mee moet houden. Maar als extra bonus zijn hier twee andere concepten die ‘typisch Zweeds’ zijn!

1. Fika – de onmisbare koffiepauze

Zweden houden van hun koffiepauze – hoewel de term ‘koffiepauze’ misschien een understatement is. ‘Fika’ is een dagelijkse gebeurtenis waarbij de medewerkers van een bedrijf elkaar ontmoeten voor een kopje koffie. Deze gaan vaak gepaard met heerlijke (en vaak zelfgemaakte) gebakjes zoals kaneelbroodjes. Fika kan op verschillende manieren worden georganiseerd – met of zonder eten, en met verschillende medewerkers. Maar één ding blijft hetzelfde: het is niet alleen een snelle koffiepauze voordat je terugkeert naar je bureau. Het is een moment om even uit te rusten van het werk, om met collega’s en vrienden te praten en ideeën uit te wisselen, en gewoon om te ontspannen voordat de werkdag verder gaat.

 

2. Lagom – precies genoeg

Fika is een perfect voorbeeld van het Zweedse principe van ‘Lagom’. Lagom betekent dat alles in evenwicht moet zijn. Het verwijst vaak specifiek naar de balans tussen werk en privéleven. Neem bijvoorbeeld de Fika; je werkt hard voor en na de koffiepauze, maar tijdens de Fika neem je even de tijd om te ontspannen. Dit is de reden waarom de Zweden niet graag voor 09:00 uur of na 16:00 uur vergaderen – deze tijden zijn gereserveerd voor familie en vrienden.

 

We hopen dat we je hebben geholpen je kennis over de Zweedse zakelijke etiquette te vergroten. Hopelijk helpt het je om je volgende bijeenkomst in Zweden een succes te maken! Als je meer informatie wilt, of als je een vertaling in het Zweeds nodig hebt ter voorbereiding voor je zakenreis, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! We helpen je graag verder.

Contact opnemen

 

Wil je meer informatie over onze dienstverlening? Neem dan gerust contact op! Stuur een mail naar sales@nimus.nl of bel 050-5844030.

Je kunt ook je telefoonnummer achterlaten.  Dan bellen we je zo snel mogelijk terug!