Zakendoen in China: onze best practices voor jouw meeting met Chinese zakenrelaties

Wat betekent Guanxi? Waarom heeft mijn Chinese zakenpartner een westerse naam? Maar vooral: hoe moet ik me gedragen tijdens een zakelijke reis naar China?

In het geval je zakelijke connecties hebt in China, ligt het voor de hand dat zeker een van deze vragen door je hoofd heeft gespeeld. En wanneer je al een zakelijke reis naar China aan het plannen bent, is het noodzakelijk om een antwoord op deze vragen te hebben.

Hierbij kunnen we jou helpen. In dit artikel geven we je een paar essentiële inzichten over de Chinese zakelijke cultuur, zodat jouw bezoek aan dit interessante Aziatische land een groot succes gaat worden!

Voordat we dieper ingaan op de voorbereiding van je reis, geven we eerst een kort overzicht van belangrijke kenmerken van China die je in je achterhoofd moet houden tijdens je reis:

• De Chinese cultuur is hiërarchisch van aard. Behandel ouderen en ervaren zakenmensen daarom met veel respect.
• Ondermijn nooit iemands trots en vermijd dat iemand gezichtsverlies lijdt – doe dit zelfs niet bij jezelf.
• Guanxi is erg belangrijk in de Chinese zakencultuur. Het staat voor het belang van persoonlijke relaties en het daaruit voortkomende netwerk van bedrijven (of individuen) die je kunnen ondersteunen bij zakelijke activiteiten.
• Het Chinese internet is niet volledig toegankelijk. Dus download voordat je op reis gaat onderstaande apps.

Download deze apps voor een prettige reis

1. Gebruik WeChat om contact te houden met je Chinese partners

De “Great Firewall of China” zorgt ervoor dat (westerse) apps, zoals WhatsApp en Skype, soms moeilijk te gebruiken zijn. Overweeg daarom de Engelse versie van de belangrijkste Chinese berichtenapp WeChat te downloaden. Bijna iedereen in China gebruikt WeChat dat vergelijkbaar is met WhatsApp, en ook nog eens over de functionaliteit van Facebook, Twitter en PayPal beschikt. De meeste Chinese bedrijven gebruiken WeChat ook voor hun werk.

2. Zorg voor een Virtual Personal Network (VPN) om in contact te blijven met collega’s die thuis blijven

Het gebruik van internet in China is een uitdaging omdat het wordt gemonitord door de overheid. Hierdoor zijn sommige e-maildiensten niet toegankelijk in China. Om op de hoogte te blijven van wat er gebeurd bij je bedrijf in je thuisland, doe je er goed aan te investeren in een VPN. Dit is de beste manier om een betrouwbare internetservice te krijgen tijdens je bezoek aan China. Download bijvoorbeeld Tunnelbear of ExpressVPN.

3. Gebruik Didi om van A naar B te komen

Wanneer je grote steden als Beijing en Shanghai bezoekt, adviseren we je om de app Didi te downloaden. Als je geen Chinees spreekt, is het bijna onmogelijk om het openbaar vervoer te gebruiken. Metro’s en bussen zijn superdruk tijdens de spits. Met de app Didi, die je vooraf in een Engelse versie kunt downloaden, kun je heel makkelijk taxi’s boeken. Op werkdagen is het ‘s ochtends vaak lastig een taxi te krijgen. De meeste taxichauffeurs nemen bestellingen aan met Didi en zijn daardoor op straat niet te krijgen. Je kunt natuurlijk ook altijd een taxi laten reserveren door de receptionist van je hotel, maar dit is wel duurder. Vergeet niet om het hotel te vragen hoe ver het is naar de plek van je afspraak.

Neem kennis van de Chinese dresscode en cadeaucultuur

Nu je weet welke digitale voorbereidingen je moeten nemen, gaan we door naar wat je mee moet nemen.

De dresscode

Net als in de meeste andere landen is het veilig om een Chinese zakelijke meeting bij te wonen in een tijdloos pak van hoge kwaliteit. Vrouwen kunnen ook een jurk dragen met een hoge halslijn, maar moeten in ieder geval een blouse met korte mouwen en hoge hakken vermijden. Onafhankelijk van je gender kunnen de kleuren van je kleding het beste subtiel en neutraal zijn, waarbij donkere kleuren de voorkeur hebben.

Relatiegeschenken

Als het je eerste keer is dat je een Chinees bedrijf bezoekt, is het geweldig als je een traditioneel Nederlands geschenk kunt meebrengen. Chinezen nemen de eerste keer vaak ook traditionele geschenken mee, die de Chinese cultuur vertegenwoordigen. Daarom is het een goed idee om zelf een typisch cadeau uit Nederland mee te nemen. Het hoeft niet duur te zijn. Een kleine Nederlandse windmolen is prima. Als jij of een collega een boek heeft gepubliceerd, kan dit ook een heel goed cadeau zijn. Vergeet het niet te (laten) signeren. Als het presentje uit meerdere onderdelen bestaat, zorg er dan voor dat het aantal onderdelen niet gelijk is aan 4. Aangezien dit een ongeluksgetal is in China. 6 of 8 zou wel kunnen, omdat deze getallen respectievelijk staan voor vooruitgang en geluk.

Als je zakenpartner jou ook een cadeau aanbiedt, weiger het dan eerst voordat je het aanbod dankbaar in ontvangst neemt. En open het geschenk niet meteen na ontvangst (tenzij je Chinese partner het eerst opent).

Visitekaartjes

Vertaal je visitekaartjes en bedrijfsbrochure naar het Vereenvoudigd Chinees. Je kaartje moet een Chinese tekst op de voorkant hebben en een Engelse tekst op de achterkant. Het kaartje moet in ieder geval je titel bevatten en als je bedrijf meldenswaardige kenmerken heeft (zoals de grootste of oudste in je land), kun je dit er ook op zetten.

Hoe te gedragen tijdens zakelijke bijeenkomsten

Chinezen geven in het algemeen de voorkeur aan persoonlijk, face-to-face contact, in plaats van andere vormen van communicatie. Daarom kunnen zakenreizen naar China van cruciaal belang zijn voor je succes in het land, vooral omdat het je de mogelijkheid geeft om relaties op te bouwen en een betrouwbare vriend van het bedrijf te worden. Dit benadrukt het belang van persoonlijke relaties bij het zakendoen in China – hier wordt ook wel naar verwezen als ‘Guanxi’.

De kennismaking en uitwisseling van visitekaartjes

Ga zo mogelijk de kamer binnen in volgorde van belangrijkheid. De formele groet moet ook in deze volgorde plaatsvinden. Deze groet bestaat uit een korte en zachte handdruk, op initiatief van de Chinese persoon nadat deze zichzelf heeft voorgesteld. Vermeld je eigen functie binnen je bedrijf, gevolgd door je achternaam. Het kennen van de functienaam van je Chinese zakenpartner kan nog belangrijker zijn dan hun echte naam.

Je moet niet verrast zijn wanneer een Chinese partner zichzelf voorstelt met een westerse voornaam: zakenmensen in China die veel contact hebben met de westerse cultuur doen dit soms.

De vertaalde visitekaartjes worden na het voorstellen uitgewisseld. Ze moeten met beide handen worden overhandigd en aangenomen. Presenteer ze met de Chinese kant naar je gesprekspartner toe en bekijk hun kaart met interesse en respect en leg deze vervolgens op tafel of in je kaarthouder. Stop het niet onmiddellijk weg, dat kan als een belediging opgevat worden.

Onderwerpen van conversatie

Voor smalltalk en het opbouwen van een persoonlijke relatie, zijn er een paar onderwerpen die je beter kunt vermijden. Dit zijn alle onderwerpen die te maken hebben met de Chinese politiek, nationale integriteit en de potentiële pijnlijke geschiedenis. Onderwerpen die je wel kunt bespreken zijn het onderwijs en de oude Chinese geschiedenis.

Wees goed voorbereid op de zakelijke meeting

Zakelijke bijeenkomsten moeten ruim van tevoren worden georganiseerd, maar zorg ervoor dat je ze niet op een Chinese feestdag plant. Het is van cruciaal belang om je goed voor te bereiden op een zakelijke bijeenkomst met een Chinees bedrijf. Verdiep je in hun bedrijf, vertaal al het materiaal dat je hun wilt geven en stuur je bedrijfsbrochure en de agenda van de vergadering (met eventuele benodigdheden) ruim van tevoren op. Andere zaken waar je zeker rekening mee moet houden zijn:

• De presentatie die je geeft moet gedetailleerd, feitelijk en gericht zijn op de lange termijn. En omdat kleuren gevoelig kunnen liggen, kun je het beste een standaard zwart-wit lay-out aanhouden.
• Omdat Chinezen erg hechten aan hiërarchie, is het aan de meest senior persoon in je gezelschap om het woord te voeren.
• Stilte is niet perse een uitnodiging om te gaan praten: het wordt soms gezien als een mogelijkheid om te reflecteren op wat is gezegd en om een goed antwoord te bedenken.
• Chinese mensen houden er niet van om ‘nee’ te zeggen in het openbaar. Dus als ze dingen zeggen als ‘ik zal er over nadenken’ of zelfs ‘ja’, hoeft dat niet perse te betekenen dat het antwoord ook daadwerkelijk ‘ja’ is.

Dineren en borrelen – een mogelijkheid om zaken te bespreken en om een relatie op te bouwen

In China is eten erg belangrijk. Soms kan er tijdens een gesprek aan tafel een deal worden gesloten. Dat is de manier waarop mensen zakendoen in China. Het is dus geen probleem om tijdens het eten over zaken te praten. Vooral als er bij gedronken wordt, zien ze jou als hun eigen broer of zus.

Tijdens het diner drinken Chinezen graag “Baijiu”, een sterke drank. Chinezen vinden het leuk als je meer drinkt, omdat je het drankje dan kennelijk lekker vindt. Als iemand op je wil proosten, moet je meedoen om je respect te tonen. Het is een goed idee om het Chinese woord voor ‘Proost’ – ‘Ganbei’ – te leren, wat zoveel als ‘Gezondheid’ betekent. En je moet het drankje opdrinken. Maak je geen zorgen, want je krijgt gewoonlijk maar een heel klein kopje. Als ze op je proosten, vergeet dan niet hetzelfde voor hen te doen, te beginnen met de hoogste baas aan de eettafel en daarna anderen.

Chinezen eten alles, dus wees niet verrast dat ze eendennekken of kippenpoten eten. Een zakelijk diner is normaal gesproken erg lekker en superduur, maar er kunnen gerechten bij zijn die er vreemd uitzien. Als je iets liever niet wilt eten, eet dat gerecht dan niet. Het wordt als zeer onbeleefd beschouwd als je laat merken dat je het vies vindt. Er is trouwens altijd wel iets lekkers te krijgen.

De avondmaaltijd begint gewoonlijk om circa 18:00 uur en kan soms wel drie uur duren, dus houd daar rekening mee als je met Chinezen gaat dineren. Soms vragen ze je mee naar een massagesalon of een karaokebar. Het is aan jou of je wilt gaan of niet. Als je met stokjes kunt eten, zullen Chinezen daarvan erg onder de indruk zijn. Maak je geen zorgen als je het niet kunt, mes en vork zijn ook toegestaan. Ze verwachten niet dat je in korte tijd met stokjes leert eten.

Wij wensen je hele goede zaken in China. Laat het ons gerust weten als je meer informatie wilt over de Chinese cultuur of als je vertalingen nodig hebt.

Download onze brochure over China